Code of Conduct

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Vorwort

Die EXTRA Computer GmbH hat sich zum Ziel gesetzt, durch ökonomisch-, ökologisch- und sozialverantwortliches Handeln die Lebensqualität der Menschen zu verbessern und die Lebensgrundlagen heutiger und zukünftiger Generationen zu sichern. Wir verpflichten uns, die international anerkannten Menschenrechte und Sozialstandards in der gesamten Wertschöpfungskette einzuhalten.

Unsere Geschäftspartner spielen bei der Erreichung dieser Ziele eine wichtige Rolle. Ein gemeinsames Verständnis von ethischen Werten und nachhaltigen Praktiken ist für uns eine tragende Säule dieser Beziehungen. In jedem Punkt unseres Verhaltenskodex beachten wir die ILO-Konventionen.

Grundsatz der Rechtmäßigkeit

EXTRA Computer beachtet bei allen Aktivitäten, Maßnahmen und Verträgen den Grundsatz der strikten Legalität. Dazu gehört es, Steuern und Zölle zu zahlen, den fairen Wettbewerb und das Kartellrecht zu beachten, Korruption und Geldwäsche zu verbieten, den Stand der Technik einzuhalten, alle erforderlichen behördlichen Genehmigungen einzuholen, die Exportkontrollvorschriften einzuhalten und keine Rechte Dritter sowie Gesetze zum Schutz von Sozial- und Umweltstandards zu verletzen.

Die Menschenrechte

Wir achten konsequent die international anerkannten Menschenrechte und schützen sie aktiv. Die Leitprinzipien der Vereinten Nationen für Wirtschaft und Menschenrechte bilden dafür die Grundlage. Dazu gehört insbesondere der Schutz lokaler Gemeinschaften und Menschenrechtsaktivisten, die Gleichbehandlung unabhängig von Geschlecht, Hautfarbe, Herkunft, religiöser Zugehörigkeit sowie geistiger oder körperlicher Einschränkungen, der entschiedene Kampf gegen jede Form von Rassismus.

Kinderarbeit

Wir achten die Würde und Rechte von Kindern und sind bestrebt, nur mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die ausschließlich Personen beschäftigen, die das im Beschäftigungsland gesetzlich festgelegte Mindestalter erreicht haben, und keine Form von Kinderarbeit zu dulden. Darüber hinaus verpflichten sich auch unsere Geschäftspartner, die Würde und Rechte von Kindern zu achten und zu respektieren.

Zwangsarbeit

Wir lehnen jede Form von Zwangsarbeit ab, wozu unteranderem Menschenhandel, Folter, Sklaverei oder Zwangsarbeit jeglicher Art gehören. Der Grundsatz der frei gewählten Beschäftigung ist zu respektieren und zu beachten. Darüber hinaus erwarten wir dies auch von unseren Geschäftspartnern und lehnen jegliche Form von Zwangsarbeit ab.

Konfliktmaterialien

Im Rahmen ihrer Corporate Social Responsibility (CSR) fördert die EXTRA Computer GmbH die Beschaffung von Materialien unter Berücksichtigung ihrer Auswirkungen auf die Umwelt und andere soziale Faktoren. Für die Entwicklung wirksamer Gegenmaßnahmen gegen bestehende soziale Probleme in der Lieferkette ist unserer Meinung nach die Zusammenarbeit zwischen Industrien, die Konfliktrohstoffe verwenden, wichtig.

EXTRA Computer bezieht keine dieser Mineralien direkt aus Minen in den Hochrisikogebieten oder anderswo, vielmehr umfasst die Lieferkette dieser Materialien viele Stufen, darunter Minen, Schmelzwerke, Händler, Exporteure, Raffinerien, Legierungshersteller und Komponentenhersteller.

EXTRA Computer beachtet die OECD-Leitlinien zur Sorgfaltspflicht für verantwortungsvolle Lieferketten von Mineralien aus konfliktbetroffenen und Hochrisikogebieten". Unter Berücksichtigung dieser OECD-Grundsätze fordern wir unsere jeweiligen Lieferanten auf, die Herkunft und den Zertifizierungsstatus der beteiligten Schmelzen und Raffinerien zu melden.

Chancengleichheit und faire Behandlung

Wir streben nach einer Arbeitsumgebung, in der jeder Mitarbeiter unabhängig von Geschlecht, Hautfarbe, ethnischer Herkunft, Alter, Nationalität, sozialer Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, religiöser Zugehörigkeit, politischen Einstellung oder anderen persönlichen Merkmalen die gleichen Chancen hat, sich zu entwickeln und zu wachsen. Wir verpflichten uns, unsere Mitarbeiter fair und respektvoll zu behandeln, ohne jegliche Form von Diskriminierung oder Belästigung zu tolerieren und bei vergleichbaren Anforderungen und Aufgaben den Grundsatz des gleichen Entgelts für gleichwertige Arbeit zu respektieren. Wir setzen uns dafür ein, eine Kultur der Inklusion und Gleichberechtigung zu schaffen, in der jeder Mitarbeiter wertgeschätzt wird und zur gemeinsamen Vision beitragen kann.

Faire Arbeitsbedingungen

EXTRA Computer verpflichtet sich, das Recht auf faire Arbeitsbedingungen durchzusetzen. Dazu gehören faire Löhne und Sozialleistungen, die von nationalen oder regionalen Behörden, gesetzlichen Normen oder anderen Arbeitsvereinbarungen vorgeschrieben werden.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Wir halten alle nationalen Standards für Sicherheit und Hygiene am Arbeitsplatz ein und ergreifen geeignete Maßnahmen, um die Anforderungen an Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu erfüllen und so gesunde Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.

Maßnahmen zum Schutz des Klimas

Wir engagieren uns auch für einen nachhaltigen und aktiven Klimaschutz, indem wir beispielsweise die Energieeffizienz erhöhen oder Energie aus erneuerbaren Quellen erzeugen oder beziehen. Darüber hinaus ist es unser Bestreben, die Verwendung schädlicher Stoffe in unseren Produkten und Verpackungen so weit wie möglich zu vermeiden und die Menge an Plastikmüll so weit wie möglich zu reduzieren. Weiterhin streben wir an, in Zukunft ein Umweltmanagementsystem nach der Norm DIN EN ISO 14001 zu etablieren.

Bedenkliche Stoffe

Unsere Lieferanten sind verpflichtet, das Verbot der Herstellung quecksilberhaltiger Produkte gemäß dem Minamata-Übereinkommen, das Verbot der Herstellung und Verwendung bestimmter Chemikalien gemäß dem Stockholmer-Übereinkommen über persistente organische Schadstoffe und das Verbot der Ausfuhr gefährlicher Abfälle gemäß dem Basler-Übereinkommen zu beachten.

Korruption

Die EXTRA Computer GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung der geltenden Antikorruptionsgesetze. Insbesondere dürfen unsere Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Vertreter keine Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, um einen Auftrag oder eine andere Vorzugsbehandlung im Geschäftsverkehr zu erhalten. Die gleichen Regeln gelten für Vereinbarungen mit Dritten.

Interessenskonflikte
Wir stellen sicher, dass unsere Entscheidungen objektiv und im besten Interesse des Unternehmens getroffen werden. Persönliche, finanzielle oder andere Interessen dürfen unsere berufliche Integrität nicht beeinträchtigen. Potenzielle oder tatsächliche Interessenskonflikte müssen wir unverzüglich identifizieren, offenlegen und geeignete Maßnahmen zur Vermeidung ergreifen. Wir verpflichten uns, Transparenz zu wahren und die geltenden internen Richtlinien sowie gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

Betrug

Wir lehnen jede Form von Betrug, Täuschung oder unrechtmäßigem Verhalten ab. Dazu gehören unter anderem die Manipulation von Daten, Fälschung von Dokumenten oder unzulässige Vorteilsnahme. Wir verpflichten uns, Verstöße unverzüglich zu melden und sicherzustellen, dass alle Tätigkeiten im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Normen und Unternehmensrichtlinien erfolgen. Betrug wird nicht toleriert und kann arbeitsrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Informationssicherheit und Datenschutz

Die EXTRA Computer GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung höchster Standards der Informationssicherheit und des Datenschutzes. Als TISAX®-zertifiziertes Unternehmen schützen wir vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten sowie geschäftskritische Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gemäß dem Stand der Technik. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, die geltenden internen Richtlinien zur Informationssicherheit sowie die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere die DSGVO, zu beachten. Der Umgang mit Informationen erfolgt nach dem Prinzip der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich zu melden. Unsere Geschäftspartner werden ebenfalls dazu angehalten, vergleichbare Sicherheitsstandards zu implementieren und die Anforderungen aus TISAX®-konformen Prozessen zu respektieren.

Schutz vor Repressalien

Die EXTRA Computer GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Mitarbeitende, Geschäftspartner und Dritte haben die Möglichkeit, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien oder diesen Verhaltenskodex vertraulich zu melden. Zu diesem Zweck stellen wir ein sicheres und zugängliches Hinweisgebersystem bereit, das auch anonym genutzt werden kann. Hinweisgeber sind vor jeglichen Repressalien, Benachteiligungen oder disziplinarischen Maßnahmen geschützt. Jede Meldung wird sorgfältig geprüft und vertraulich behandelt. Wir fördern eine Unternehmenskultur, in der Hinweise als Beitrag zur Verbesserung und Einhaltung unserer Werte verstanden werden.

EXTRA Computer GmbH
Oktober 2026,
Giengen-Sachsenhausen

Code of Conduct

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Preface

EXTRA Computer GmbH aims to improve people`s quality of life and safeguard current and future generations` livelihood by acting in an economically, ecologically, and socially responsible manner.

We are committed to upholding internationally recognized human rights and social standards throughout the value chain. Our business partners play a significant role in achieving these goals. We regard a shared appreciation of ethical values and sustainable practices to be a mainstay of these relationships. For every point of our code of conduct we observe the ILO conventions.

Principle of Legality

EXTRA Computer respects the principle of strict legality in all activities, measures, contracts. This includes paying taxes and customs duties, observing fair competition and antitrust laws, prohibiting corruption and money laundering, complying with the state of the art, obtaining all necessary official authorizations, complying with export control regulations, and not infringing on any third party's legal rights as well as laws protecting social and environmental standards.

Human rights

We consistently respect and actively protect internationally recognized human rights. The United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights provide the underpinning for this. This includes in particular the protection of local communities as well as human rights defenders, equal treatment regardless of gender, skin, origin, religious affiliation and mental or physical disabilities, the determined fight against all forms of racism.

Child labor

We observe and respect the dignity and rights of children and we aim to only work with companies which employ exclusively persons who have reached the minimum legal age for work, set out by statutory provisions in the country of employment and not to tolerate any form of child labor. Beyond that, our business partners also undertake to observe and respect the dignity and rights of children.

Forced labor

We reject any form of forced labor, which includes but is not limited to human trafficking, torture, and slavery or compulsory labor of any kind. The principle of freely chosen employment is to be respected and observed. In addition, we expect from our business partners to do so as well and reject all kinds of forced labor.

Conflict materials

As part of its Corporate Social Responsibility (CSR), EXTRA Computer GmbH promotes the procurement of materials with consideration of their impact on environmental and other social factors. For the development of effective countermeasures against existing social issues in the supply chain, we believe, cooperation amongst industries using conflict raw materials is important.

EXTRA Computer does not directly source any of these minerals from mines in the high-risk territories or elsewhere, in fact the supply chain of these materials includes many stages, including mines, smelters, traders, exporters, refiners, alloy producers and component manufacturers.

EXTRA Computer respects the OECD’s “Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas.” Considering these OECD principles, we ask our respective suppliers to report the origin and the certification status of the smelters and refiners involved.

Equal opportunities and fair treatment

We strive for a work environment in which every employee has the same opportunities to develop and grow, regardless of gender, skin color, ethnic origin, age, nationality, social background, disability, sexual orientation, religious affiliation, political ideology or other personal characteristics. We are committed to treating our employees fairly and respectfully, without tolerating any form of discrimination or harassment, and to honor the principle of equal remuneration for work of equal value, given comparable requirements and tasks. We are dedicated to creating a culture of inclusion and equality, in which every employee is valued and can contribute to the shared vision.

Fair working conditions

EXTRA Computer is committed to enforce the right to fair labor conditions. This includes fair wages and social benefits prescribed by national or regional authorities, legal standards, or other labor agreements.

Occupational health and safety

We comply all national workplace safety and hygiene standards and take appropriate measures to meet occupational health and safety requirements so as to ensure healthy working conditions.

Climate Action

We also engage in persistent and active climate action, for example, by increasing energy efficiency or generating or procuring energy from renewable sources. Furthermore, it is our ambition to continuously reduce the usage of harmful materials in our products and packaging as well as to reduce the amount of plastic waste as much as possible. In addition, we aim to establish an environmental management system in accordance with the DIN EN ISO 14001 standard in the near future.

Substances of concern

Our suppliers are required to observe the ban on the production of products containing mercury, according to the Minamata Convention, furthermore the ban on producing and using certain chemicals defined in the Stockholm Convention on Persistent Organic Pollutant, and the ban on exporting hazardous waste under the Basel Convention.

Corruption

EXTRA Computer GmbH undertakes to comply with the applicable anticorruption laws. In particular, our employees, contractors, or representatives shall not offer, promise, or grant advantages to aim obtaining a contract or other preferential treatment in the course of business. The same rules apply to agreements with third parties.

Fraud

We reject any form of fraud, deception or unlawful behaviour. This includes, among other things, the manipulation of data, falsification of documents or improper use of advantages. We undertake to report violations immediately and to ensure that all activities are carried out in accordance with applicable laws, standards and company guidelines. Fraud will not be tolerated and may result in consequences under labour law and criminal law.

Conflicts of interest

We ensure that our decisions are made objectively and in the best interests of the company. Personal, financial or other interests must not compromise our professional integrity. We must immediately identify and disclose potential or actual conflicts of interest and take appropriate measures to avoid them. We are committed to maintaining transparency and complying with applicable internal guidelines and legal requirements.

Information Security and Data Protection

EXTRA Computer GmbH is committed to maintaining the highest standards of information security and data protection. As a TISAX®-certified company, we safeguard confidential information, personal data, and business-critical systems through technical and organizational measures in line with the state of the art. All employees are required to comply with internal information security policies and legal requirements, particularly the GDPR. The handling of information follows the principles of confidentiality, integrity, and availability. Security incidents must be reported immediately. Our business partners are also expected to implement comparable security standards and respect the requirements of TISAX®- compliant processes.

Protection Against Retaliation

EXTRA Computer GmbH is committed to complying with the German Whistleblower Protection Act (HinSchG). Employees, business partners, and third parties may confidentially report violations of legal regulations, internal policies, or this Code of Conduct.

For this purpose, we provide a secure and accessible whistleblower system, which can also be used anonymously. Whistleblowers are protected against any form of retaliation, disadvantage, or disciplinary action. Every report is carefully reviewed and treated confidentially. We promote a corporate culture in which whistleblowing is seen as a contribution to improvement and compliance with our values.

EXTRA Computer GmbH
October 2026,
Giengen-Sachsenhausen