Datensicherung: Backup-Konzepte für Unternehmen und zu Hause

Viele Menschen und Unternehmen nehmen das Thema Datensicherung nicht ernst und reagieren erst, wenn es zu spät ist.
Ein Datenverlust bedeutet hohe Kosten und den Verlust unwiederbringlicher Daten.
Beides können Sie leicht vermeiden.

Definition: Was ist eine Datensicherung?

Der Begriff Datensicherung steht für das Übertragen von Daten auf einem externen System oder Datenträger. Alle wichtigen Daten sollten im besten Fall regelmäßig kopiert und somit gesichert werden.
Im Falle eines Datenverlustes kann so der Großteil der Daten – je nachdem, wie lange das letzte Backup (so nennt sich der eigentliche Prozess) zurückliegt – wiederhergestellt werden.

Warum ist Datensicherung so wichtig? Die Gründe dafür

Stellen Sie sich einmal Folgendes vor: Sie sitzen zuhause oder am Arbeitsplatz vor dem PC und erledigen Ihre Aufgaben. Plötzlich friert der Bildschirm ein, nicht einmal wütendes Herumhacken auf der Tastatur hilft mehr. Der IT-Techniker schüttelt den Kopf, Ihre Daten sind weg.
Haben Sie an eine Datensicherung gedacht? Laut einer Umfrage der CeBit 2016 waren die Hälfte der Beteiligten schon von einem Datenverlust betroffen. Mit durchschnittlich 140 Euro Verlust pro verlorenem Datensatz schlägt ein Datencrash finanziell kräftig zu Buche. Pro Vorfall belaufen sich die Kosten gar auf 3,42 Millionen Euro! Es macht also Sinn, ein Backup zu erstellen.

Und das stellt nur ein Szenario dar. Ein Datenverlust kann Sie auf vielfältigste Weise treffen:

• Defekte an der Hardware
• Stromausfall
• Softwareausfall
• Datenfehler
• Menschliche Fehler
• Viren
• Diebstahl
• Feuer
• Naturkatastrophe
• …

Im besten Fall brauchen Sie die Datensicherung, die Sie vornehmen, nie. Kommt es doch mal zum Ausfall, spart Ihnen das Backup hohe Kosten, Nerven und bewahrt Sie vielleicht sogar vor dem Verlust unersetzlicher Daten.

Prüfen Sie Ihre Datensicherung

Sie haben vor kurzem ein Backup gemacht und wähnen sich in Sicherheit? Stellen Sie sich folgende Fragen, um ganz sicher zu gehen:

1. Haben Sie ein Datensicherungskonzept erstellt?
2. Welche Daten sichern Sie?
3. Wurde Ihr Backup zur Sicherheit schon getestet?
4. Gibt es einen Administrator für Datensicherung in Ihrem Unternehmen?
5. Wie oft sichern Sie Ihre Daten?
6. Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig?
7. Haben Sie Ihre Datensicherungssoftware nur ausgewählt, weil sie so günstig war?
8. Befinden sich Ihre Daten an einem sicheren Ort?
9. Befinden sich Ihre Backup-Medien im selben Raum wie Server und Workstations?

Sollte auch nur eine dieser Fragen nicht zufriedenstellend beantwortet werden können, ist eine Sicherung Ihrer Daten nicht gewährleistet. Bewahren Sie beispielsweise im Falle eines Feuers oder einer Überschwemmung Ihre Sicherungskopie im selben Raum wie die Originale auf, ist der Schaden unermesslich.

Die 3-2-1-Regel

Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und vermeiden Sie Hilflosigkeit angesichts einer Disaster Recovery. Es gibt sogar eine passende Regelung dafür, namentlich die “3-2-1-Backup-Regel”:

→ Ein Minimum von drei Kopien erstellen
→ Mindestens zwei unterschiedliche Datenträger verwenden
→ Mindestens eine Kopie außer Haus aufbewahren

Dass es nicht zwingend die „3-2-1-Backup-Regel“ sein muss, ist klar. Es sollte jedoch in jedem Fall eine Datensicherungsstrategie bzw. Konzept geben, die so oder so ähnlich aussieht.

Welche Konzepte der Datensicherung gibt es?

Stehen Sie noch ganz am Anfang Ihrer Datensicherung, macht es Sinn, sich erst einmal ein Konzept zu überlegen. Gerade als Unternehmen ist dieser Schritt nicht außer Acht zu lassen. Im Folgenden stellen wir ihnen sämtliche Möglichkeiten vor. Wie genau möchten Sie ihre Daten sichern?

Das Generationen-Prinzip

Diese Methode ist auch unter dem Begriff “Großvater-Vater-Sohn” bekannt und stellt eine sehr häufig verwendete Strategie dar. Sie schreibt vor, nicht nur ein Speichermedium zu verwenden, das den Vortag überschreibt, sondern von verschiedenen Zeitpunkten Datensicherungen vorrätig zu haben. Das Sohn-Backup wird jeden Werktag erstellt, das des Vaters jede Woche und die Großvatersicherung jeden Monat. Gerade im Bereich der Vollsicherungen macht diese Methode Sinn. Nicht jedes Verzeichnis oder jeder Dateityp verlangt zwar nach einer solchen Wiederherstellung, doch gibt es Programme, die zwischen nicht geänderten und geänderten Dateien unterscheiden können. Das vereinfacht die Erstellung künftiger Backups wesentlich.

FiFo – First in, First out

Diese Methode ist die einfachste. Ist der Speicherplatz eines Backup-Mediums voll oder gehen die Medien selbst zur Neige, wird für Nachschub gesorgt. Die älteste Vollsicherung wird also gelöscht und somit Platz für ein neues Backup gemacht.

Welche Sicherungsarten gibt es?

Genauso wichtig wie ein funktionierendes Backup-Konzept, ist die passende Sicherungsart. Sie sollte auf das Konzept abgestimmt sein.

Vollsicherung

Sie ist die wohl einfachste Art des Backups, der Name ist Programm. Durch die Komplettsicherung werden sämtliche Daten, die Sie auswählen, auf den Speicherort übertragen. Sie benötigen lediglich viel Speicherplatz.

✓ technisch leicht umsetzbar
✓ Schreiben eigener Backup-Programme nicht schwierig

Differentielle Sicherung

Bei der differentiellen Sicherung werden nur die Daten gesichert, die seit der letzten Vollsicherung geändert oder hinzugefügt wurden. Das spart Zeit und Speicherplatz.
Die differentielle Sicherung setzt also voraus, dass bereits eine Vollsicherung erfolgt ist.
Für eine Wiederherstellung werden die Vollsicherung und die differentielle Sicherung benötigt.

✓ Einsparen von Speicherplatz gegenüber Vollsicherung
✓ Zeitersparnis gegenüber Vollsicherung
✓ versch. Sicherungsstände können unabhängig voneinander gelöscht werden

Inkrementelle Sicherung

Im Gegenzug zur differenziellen Sicherung werden bei der inkrementellen Sicherung nur die Daten gespeichert, die seit der letzten inkrementellen Sicherung oder seit der letzten Komplettsicherung hinzugefügt wurden. Das Backup setzt somit stets auf die letzte inkrementelle Sicherung auf.
Dadurch müssen die Daten bei einer Wiederherstellung mühsam aus mehreren Sicherungen zusammengesucht werden. Es muss also sichergestellt sein, dass die Speicherkette einwandfrei nachvollziehbar ist. Da alle Inkremente – anders als bei der differentiellen Sicherung – miteinander verbunden sind, ist es schwierig, ein Inkrement zwischen zwei anderen zu entfernen. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn Sie Daten löschen oder Speicherplatz sparen wollen.

✓ sehr geringer Speicherbedarf
✓ geeignet für Cloud und Netzwerk

Türme von Hanoi

Basierend auf dem gleichnamigen Knobelspiel, lässt sich diese Sicherungsart leicht erklären. Ein genutztes Speichermedium steht hierbei für eine Scheibe der Türme. Sobald sich die Scheibe bewegt, wird auf das Medium ein Backup gespielt. Das erste Medium wird somit jeden zweiten Tag benutzt, Medium Nummer zwei jeden vierten und immer so weiter.

✓ Kompromiss zwischen verfügbarer Hardware und durchgeführten Backups

Welches Backup-Tool eignet sich für mich und meine Firma?

Die Möglichkeiten im Bereich der Datensicherung sind vielfältig. Im Folgenden stellen wir Ihnen die beliebtesten Backup Tools vor.

Tool	CD, DVD, Blu-ray	Externe Festplatte	Magnetband	RDX-Medien	NAS-System	Cloud
Speicher	Gering	Mittelfeld	Mittelfeld	Mittelfeld	Hoch	Unbegrenzt
Kosten	Kostengünstig	Kostengünstig	Teuer	Günstiger als Magnetband	Teurer	Je nach Anbieter
Vorrangige Zielgruppe	Privat	Privat	Unternehmen	Unternehmen	Unternehmen	Unternehmen
Robust & Langlebig	Nein	Nein	Ja	Ja	Ja	Ja, da virtuell
Wartung	Nicht möglich	Nicht nötig	Aufwändig	Aufwändig	Hin und wieder Updates	einfach
Handhabung	Unkompliziert	Unkompliziert	Aufwändiger	Aufwändiger	Unkompliziert	Unkompliziert
Zeitgemäß	Nein	Bedingt	Bedingt	Bedingt	Ja	Ja

Datensicherung per CD, DVD oder Blu-ray

Diese Methode ist sicherlich eine der ältesten, die zur Verfügung stehen. Da die Speicherkapazität der Datenträger allerdings eher begrenzt ist, empfiehlt sie sich höchstens für Privatpersonen, Selbstständige oder sehr kleine Unternehmen. Auf einen Rohling passen im Schnitt bis zu 54 GB an Daten. Erweitert sich die zu sichernde Datenmenge, muss ein eigenes Archiv mit Rohlingen aufgebaut werden. Ist das zu sichernde Material jedoch klein, kann ohne Umstände darauf zurückgegriffen werden.

Allerdings muss bei der Lagerung der CDs aufgepasst werden. Sie sind anfällig für direkte Sonneneinstrahlung, zerkratzen leicht und sind damit unlesbar. Selbst Staub greift die Datenträger an. Das Backup ist somit umsonst, wenn nicht umsichtig damit umgegangen wird. Neben Einwirkungen von außen können sie auch ganz einfach verlegt werden. Auch dann nützt Ihnen die durchgeführte Datensicherung nichts mehr. Als langfristiges Speichermedium sind CDs, DVDs oder Blu-rays also nicht unbedingt geeignet, zumal Sie sie in regelmäßigen Abständen auswechseln sollten.

 

Datensicherung vom PC auf externe Festplatte oder USB-Stick

Ein Festplatten-Backup bietet schon einmal mehr Speicherplatz als eine CD oder Ähnliches. Heutzutage gibt es Festplatten mit mehreren TB an verfügbarem Speicher, wodurch sich sogar ein Systembackup durchführen lässt. Oftmals nutzen Unternehmen Netzwerk-Festplatten oder Speicherplatz-Server, die an das Netzwerk angeschlossen werden. Somit wird durch Computer Speicherplatz für weitere Rechner hergestellt. Auch diese Daten können mit einem Backup abgesichert werden.

Mit einem USB-Stick lassen sich ebenfalls Ihre Daten sichern. Da diese aber einen begrenzten Speicher besitzen und auch schnell verloren gehen können, ist die Methode eher für Privatpersonen geeignet.

Datensicherung auf Magnetband

Manche Unternehmen setzen im Zuge ihrer Datenspeicherung auf das sogenannte Bandlaufswerk. Die Bänder selbst bestechen vor allem durch ihre lange Haltbarkeit von bis zu 30 Jahren und bilden demnach einen beständigen Partner in Sachen Datensicherung. Nur die komplizierte Handhabung und teure Anschaffung des Laufwerks selbst spricht dagegen. Für ein Laufwerk gehen die Preise oftmals in den vierstelligen Bereich, die Bänder selbst sind günstig. Das Magnetband, oder auch Streamer genannt, wird sequentiell – also von vorne nach hinten – beschrieben. Das macht das Suchen nach bestimmten Datensätzen schwieriger. Es gibt heutzutage eine Vielzahl von Bandtypen, die für jede Art der Handhabe gemacht sind. So bietet sich beispielsweise der Travan Streamer (20 GB Speicher) für kleinere Server und Unternehmen an. Das LTO-Band wiederum spricht durch hohe Speicherkapazität (bis zu 1500 GB) eher größere Firmen an.

Datensicherung auf RDX-Medien

Ist das Magnetband das Urgestein der Datenspeicherung, so sind die RDX-Medien in etwa eine ihrer Weiterentwicklungen. Auch sie sind festplattenbasiert und werden in handlichen, sehr bruchsicheren Cartridges geliefert. Extra für die Datensicherung entworfen, zeichnen sie sich durch Langlebigkeit sowie einfache Bedienbarkeit aus. Zudem sind die Laufwerke selbst im Schnitt wesentlich günstiger als ihre Kollegen der Magnetbänder. Sie lassen sich ganz einfach mit jedem Büro-PC verbinden und erleichtern somit den Arbeitsalltag ungemein.

Datensicherung per NAS-System

NAS – Network Attached Storage – steht für Geräte, die dateibasierte Netzwerkdienste bereitstellen und das autark von anderen Rechnern. Dafür sorgen normalerweise Netzwerkfreigaben wie “SMB/CIFS” für Windows oder Serverdienste wie FTP. Je nachdem welche Ansprüche Sie haben, gibt es NAS-Geräte verschiedener Arten. Einfache Modelle mit nur einer Festplatte, welche mit zwei bis vier Festplatten oder aber Tower-Varianten, die mit ganzen 16 und mehr Platten auffahren. Mit diesen Geräten können Sie unabhängig in einem Netzwerk Dateien zur Verfügung stellen und eine hohe Kompatibilität mit vorhandenen und zukünftigen Endgeräten gewährleisten.

Datensicherung mit der Cloud

Firmen als auch Privatanwender nutzen Anbieter wie Dropbox oder Google Drive um ihre Daten zu sichern und im Online-Speicher abzulegen. Vorteile sind die niedrigen Wartungskosten und der unbegrenzte Speicher. Niemand muss sich mehr Sorgen machen. wo er denn seine Festplatten oder Rohlinge verstauen soll, lediglich eine stabile Internetverbindung wird benötigt. Lediglich datenschutzrechtlich gibt es Bedenken, aber Unternehmen können da beispielsweise auf die Private Cloud zurückgreifen, wodurch Drittanbieter ausgeschlossen werden. Für tiefergehende Informationen lesen Sie doch unseren Ratgeber-Beitrag zum Thema “Cloud-Lösungen”.

Welche Backup-Systeme werden am meisten genutzt?

Nachdem wir jetzt die gängigen Methoden zur Datensicherung untersucht haben, wäre es interessant zu wissen, welche davon am häufigsten Verwendung finden. Unter den Teilnehmern der itsa 2015 ergab sich folgendes Bild:

Backup Freeware für Windows oder Mac – taugt das was?

Mittlerweile gibt es jede Menge Backup-Software und Freeware um die Datensicherung zu erleichtern und vorzunehmen. Je nach Eigennutzen kann das bereits ausreichen. Gerade Privatpersonen, die lediglich eine Vollsicherung benötigen, sind mit der vorinstallierten Windows-Software schon gut bedient.
Dasselbe gilt auch für Mac-Besitzer, die auf die Backup-Lösung Time Machine zurückgreifen können. Trotzdem wollen wir Ihnen an dieser Stelle einige Backup Freeware vorstellen.

	Macrium Reflect Free	Areca Backup	Duplicati (nur online)
Vollsicherung	✓	✓	✓
inkrementell	-	✓	✓
differenziell	✓	✓	✓
Cloud Speicher	-	-	✓
deutsche Sprache	-	✓	✓
FTP-Unterstützung	✓	✓	✓
Geschäftliche Nutzung	-	✓	✓

Möchten Sie allerdings einen Rundumservice, kommen Sie um ein kostenpflichtiges Programm nicht herum. Auch angesichts der finanziellen Risiken ist eine gut geplante und in der Regel kostenpflichtige Datensicherung alternativlos.
Auch wenn Open Source Backup-Programme viele Features besitzen, fehlt der langjährige Support bei Problemen jeder Art.
Hier wäre beispielsweise StorageCraft® eine Alternative, mit dessen Hilfe Sie Ihr Unternehmen fit für das Backup machen können.

Windows 10 Datensicherung für zuhause

Für die private Datensicherung zuhause liegt der Augenmerk auf anderen Daten – Bilder, Textdateien, Mails, etc. – als im Unternehmen. Finanziell vergleichen lässt sich der Verlust in der Regel nicht, dafür ist er aber nicht weniger schmerzlich.
Nutzen Sie Windows 10, können Sie als Privatanwender dort direkt Ihre Datensicherung vornehmen:

1. Öffnen Sie zunächst unter Windows die Einstellungen oder drücken Sie die Windows-Taste und I.
2. Klicken Sie auf “Update und Sicherheit”
3. Wählen Sie dann den Menüpunkt “Sicherung” aus.
4. Klicken Sie jetzt auf “Sichern und Wiederherstellen (Windows 7) wechseln”.
5. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster mit “Windows-Sicherung wird gestartet”.
6. Klicken Sie nun auf “Sicherung einrichten”.
7. Wählen Sie die Festplatte aus, auf der Sie die Sicherung ablegen wollen. Sinnvoll ist es, die Sicherung auf einer externen Festplatte oder externem System abzulegen.
8. Klicken Sie auf “Weiter”.
9. Wählen Sie im nächsten Schritt aus, welche Daten Sie sichern wollen.
10. Sie können auch die Standardeinstellung auf “Auswahl durch Windows” belassen.
11. Klicken Sie auf “Einstellungen speichern”
12. Wählen Sie anschließend “Sicherung ausführen” aus.
13. Arbeiten Sie erst nach erfolgreich abgeschlossener Datensicherung am PC weiter.

Privates Backup für Ihr Smartphone oder Tablet

Daten auf Ihrem Smartphone oder Tablet, die Sie sichern möchten, dürften wohl vor allem Bilder, Videos und Nachrichten Ihrer Messenger betreffen.
Android wie iOS bieten in der Regel Cloud Sicherungen an.

Unter Android gehen Sie für eine Datensicherung wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Einstellungen.
2. Wählen Sie “System” aus.
3. Folgen Sie dann der Navigation zu “Sicherung”.
4. Folgen Sie den weiteren Anweisungen.

Bei iOS Geräten finden Sie die Einstellungen zur Datensicherung wie folgt:

1. Öffnen Sie auch hier die Einstellungen.
2. Klicken Sie auf “iCloud”.
3. Wählen Sie “iCloud-Backup” aus.
4. Folgen Sie den weiteren Anweisungen.

Die Nachrichten aus dem Messenger, den Sie verwenden, können Sie über die Anwendung selbst sichern. In der Regel wird hier eine eigene (wenn auch nicht immer datenschutzunbedenkliche) Datensicherung angeboten. Öffnen Sie die jeweilige App und wählen Sie in dieser die Einstellungen aus. Folgen Sie den entsprechenden Anweisungen.

Vermeiden Sie diese Fehlerquellen beim Erstellen Ihres Backups

Die Datensicherung ist das Eine. Die potenzielle Fehlerquellen im Rahmen dessen zu vermeiden das Andere. Halten Sie folgende Fehlerquellen bei der Datensicherung im Blick:

1. Die günstigere Datensicherung wählen

Sorgen Sie sich um Ihre sensiblen Daten, sollten Sie keinesfalls an einer vernünftigen IT-Infrastruktur sparen. Wie schon gesagt, hat der Verlust eines (!) Datensatzes bereits Kosten von 140 Euro zur Folge.

2. Unpassende Backup-Software

Im Optimalfall wachsen junge Unternehmen und somit auch die zu verarbeitende Datenmenge. Um Kosten zu sparen, wird zu Anfangszeiten auf ein schlankes und günstiges Programm ausgewichen, was sich später rächen könnte. Halten Sie bei der Wahl Ihres Programms die Augen offen für Erweiterungen!

3. Fehlendes Konzept

Das Wiederherstellen der Daten kann schon durch ein fehlendes Konzept völlig in Chaos ausarten. Macht man sich vorher darüber Gedanken, ist die Wiederherstellung ein Leichtes!

4. Zuständigkeiten unklar lassen

Gerade in größeren Unternehmen ist es wichtig, zuständige Systemadministratoren zu ernennen. Diese sollten sich mit dem System auskennen und den Ablauf der Backups kennen und überwachen.

5. Datensicherung vergessen

Der Klassiker unter den Fehlerquellen. Ist kein Ablauf geregelt, werden die Daten nur unregelmäßig gespeichert. Herrscht dann plötzlich helle Aufruhr, weil es zum Datenverlust kam, ist es wichtig, eine möglichst aktuelle Version zur Verfügung zu haben.

6. Datensicherung falsch aufbewahren

Folgendes gilt für Unternehmen wie Privatanwender gleichermaßen: Bewahren Sie die Sicherung nie auf dem gleichen Gerät auf, von dem Sie die Sicherung erstellt haben.
Verabschiedet sich das System, ist selbstverständlich dann auch Ihre Sicherung verloren.
Aber auch räumlich sollten Sie die Sicherung vom Original trennen. Tritt der Ernstfall ein und ein Feuer oder eine Überschwemmung zerstört Ihr Original, erwischt es sonst auch die Datensicherung.
Das Original sollte selbstredend in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden.

7. Nicht oft genug die Daten sichern

Es gilt: Je häufiger, desto besser. Je häufiger Sie Daten sichern, desto weniger Daten werden Sie verlieren. Denn je häufiger Sie das Gerät nutzen und Dateien anpassen, speichern oder erstellen, desto häufiger sollten Sie diese selbstverständlich sichern.
Privat kann eine Datensicherung täglich oder wöchentlich reichen, im Unternehmen ist eine häufigere Datensicherung notwendig.