Tablet und PC Kassensysteme: Welche Anforderungen müssen sie erfüllen?

Elektronische Kassensysteme vereinfachen und beschleunigen Bezahlvorgänge in Supermärkten, Gastronomie und Co, so wie sie Verbraucher erwarten. Durch unveränderbare Speicher bieten die Geräte Absicherung gegenüber dem Finanzamt.

Wir decken auf, welchen Bedingungen Tablet oder PC Kassensysteme nachkommen müssen.

Was sind elektronische Kassensysteme?

Tablet oder PC Kassensysteme sind computergestützte Systeme, die aus mehreren Komponenten – PC, Barcodescanner, Drucker, etc. – bestehen und diese miteinander verbinden.

Sie dokumentieren Geschäftsvorgänge, rechnen Kassenein- und Ausgänge ab und erstellen entsprechende Belege für diese.

Welchen gesetzlichen Bedingungen müssen Tablet und PC Kassensysteme nachkommen?

Kassensysteme müssen folgende Bedingungen nach GoBD erfüllen. Werden die genannten Bedingungen nicht eingehalten, droht bei Prüfung eine Hinzuschätzung durch das Finanzamt. Dieses kann die Umsätze dann nach eigenem Ermessen einschätzen.

Erstellung des Z-Bon

Das Kassensystem muss einen täglichen Kassenabschluss, den Z-Bon, ausgeben können. Nach Ausgabe des Z-Bon ist es verpflichtend, dass der Kassenbestand auf null gesetzt wird.

Der Z-Bon muss folgende Daten enthalten:

• Name des Unternehmens
• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Bruttoeinnahmen des Tages je nach Umsatzsteuer-Satz geordnet
• Fortlaufende Nummerierung des Bons
• Stornierungen, Retouren, Kassenentnahmen, Rabatte
• Bestätigung, dass der Kassenbestand auf null gesetzt wurde

Bereitstellung spezifischer Daten

Daten zur Endsumme der Bruttoeinnahmen, Retouren, Stornierungen, Kassenentnahmen, einzelne Produkte und Zahlungsarten müssen lückenlos und kontinuierlich verfügbar sein sowie maschinell ausgewertet werden können.

Unveränderbare Daten

Gespeicherte Daten müssen unveränderbar sein. Der Speicher der computergestützten Kassen darf nicht manipuliert werden können. Ausschließlich durch den Betriebsprüfer oder das Finanzamt muss dieser eingesehen werden können.

Flexibler Zugang

Der Zugang und die Lesbarkeit zu den Daten muss für das Finanzamt und Betriebsprüfer jederzeit gewährleistet sein.

Bereitstellung von Dokumentationen

Alle Dokumentationen, die zur Handhabe und dem Verständnis der Belege nötig sind müssen in der Kasse verwahrt werden und jederzeit zugänglich sein. Zu diesen gehören u.a. Bedienungsanleitungen und Belege über Programmierungsänderungen.

Mit welchen (technischen) Komponenten müssen Tablet und PC Kassen ausgestattet sein?

Tablet wie PC Kassensysteme bestehen aus den zwei Komponenten Hardware und Software. Diese beinhalten folgende Einheiten:

• PC oder Tablet
• Bildschirm für Kassierer und Kunden
• optional: Tastatur und Maus für Eingabe (oder Bedienung über Touchscreen)
• Drucker für Kassenbons
• Kassenschublade
• Betriebssystem
• Kassensoftware
• Barcodescanner
• Kassenterminal

Kriterien für die optimale Nutzung eines PC Kassensystems

Um ein PC Kassensystem optimal nutzen zu können, sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:

Leicht verständlich

Unternehmen gehören nicht nur Elektronik-affine Mitarbeiter an. Die Bedienbarkeit des PC sollte dementsprechend leicht verständlich sein.

Nur so können Mitarbeiter Geschäftsvorgänge schnell und effizient abwickeln. Ein bekanntes Betriebssystem unterstützt diesen Aspekt.

Kompakte Bauweise und Größe

Da Kassenbereiche oftmals klein gehalten werden empfiehlt sich ein kompakter PC wie ein All-in-One PC. Hier steckt die ganze Technik in einem Gerät.

Entsprechende Schnittstellen

Der PC sollte die geeigneten Schnittstellen oder WiFi bieten um eine Verbindung zwischen den einzelnen Geräten (z.B. Drucker) zu gewährleisten.

Touchscreen

Es empfiehlt sich für das Kassensystem ein PC mit TouchScreen zu erwerben. Tastatur und Maus kosten zusätzlichen Platz und erschweren oder verlangsamen die Bedienung des Geräts.

Schnelles Arbeiten mittels großen Arbeitsspeicher

Ein großer Arbeitsspeicher ermöglicht eine flüssige Bearbeitung der Geschäftsvorgänge.

Kompatibilität zwischen PC und Kassensystem

Das Tablet oder der PC sollten mit der Software und den zusätzlichen Geräte wie Drucker oder Kassenlade problemlos zusammenarbeiten können.

Tägliche Auslastung

Je nachdem wie stark die Auslastung des PC ist, bietet sich ein stromsparendes Modell an.

Ist das Design des Kassen-PCs optisch ansprechend?

Der PC trägt zum Erscheinungsbild Ihres Unternehmens bei. Ein modernes Design wirkt kompetent und hinterlässt einen positiven Eindruck beim Kunden.

Um diese Kriterien zu erfüllen, empfehlen wir Ihnen die Modelle der Exone AIO Touch-Reihe. Das moderne Design wirkt in Ihren Geschäftsräumen professionell und ansprechend.
Der Arbeitsspeicher mit 8 GB wie der Quad Core Prozessor sorgen für flüssige Geschäftsvorgänge. Der Touchscreen ermöglicht intuitives Bedienen.

Anforderungen an die Nutzung von Tablet Kassensystemen

Tablet Kassensysteme müssen folgende Kriterien erfüllen:

Hohe Leistungsfähigkeit

Ein starker Prozessor und Arbeitsspeicher garantieren reibungslose Abläufe und geringere Ladezeiten. Besonders im Umgang mit Kunden führt das zu geringeren Wartezeiten und höherer Zufriedenheit.

Unveränderbarer Speicher

Die Daten des Kassensystems müssen unveränderbar gespeichert werden. Mit einer Verbindung zu DATEV kann eine den gesetzlichen Bedingungen entsprechende Archivierung ermöglicht werden.

Lange Akkulaufzeit

Das Tablet benötigt eine hohe Akkulaufzeit. Es muss gewährleistet sein, dass zumindest für den Geschäftstag oder den Großteil dessen, der Akku nicht geladen werden muss.

Intuitive Bedienung

Auch Tablet Kassensysteme müssen intuitiv bedienbar sein. Der Touchscreen und ein bekanntes Betriebssystem sorgen für eine leichte Bedienbarkeit durch die Mitarbeiter.

Harmonie zwischen Tablet und Zusatzgeräten

Genau wie die PC Kasse muss das Tablet mit Kassensoftware und Zusatzgeräten optimal zusammenarbeiten können.

Verbindung mit Zusatzgeräten

Zusatzgeräte können über USB oder kabellos verbunden werden. Können die Geräte nur via USB angeschlossen werden, muss beachtet werden, dass das Gerät auch über USB aufgeladen werden muss.
Empfehlenswerter ist Verbindung über Bluetooth oder WLAN.

Tablet Ständer

Um das Tablet auch stationär nutzen zu können, werden Dockingstationen oder Tablet Ständer benötigt. In InVue Frames können Geräte unterschiedlicher Marken eingesetzt werden. Dank flexibler Konstruktion kann die Tablet Kasse zwischen Verkäufer und Kunde gedreht werden.

Unsere Empfehlung: Pokini Tab A10C

 Das A10C ist stoßfest, wasser- und staubdicht (IP65) und übersteht Stürze aus 1,2m Höhe. Die Wasserfestigkeit ist gerade für die Gastronomie von Bedeutung. Außerdem weist das Gerät eine optimale Akkulaufzeit von 14 Stunden vor.

Was bedeutet die Registrierkassenpflicht für Unternehmen?

Im Allgemeinen müssen Betriebe kein elektronisches Kassensystem verwenden. Auch Barkassen (offene Ladenkassen) sind genehmigt. Für alle Betriebe bleibt jedoch die Einzelaufzeichnungspflicht – es muss Rechenschaft über jeden Geschäftsvorgang abgelegt werden.

Betroffen von der Kassenpflicht sind alle Betriebe, die über 15.000 € Umsatz und davon 7.500 € Bargeld im Jahr erreichen. Ausgenommen davon sind laut Kalte-Hände-Regel Umsätze (bis zu 30.000 €), die außerhalb gewöhnlicher Geschäftsräume eingenommen werden.

Kassennachschau – neue Regelung der Registrierkassenpflicht 2018

Die Registrierkassenpflicht 2018 bestimmt, dass ab Januar 2018 staatliche Prüfer ohne Ankündigung Kassenführungen untersuchen dürfen. Dieser Vorgang nennt sich Kassennachschau.

Nach dieser Pflichtbestimmung müssen täglich alle Kassenaus- und Eingänge im Kassenbuch dokumentiert werden und auf Verlangen zugänglich gemacht werden.

PC Kassensysteme im Einzelhandel

Je nachdem, um welche Art des Einzelhandel es sich handelt, benötigt das Kassensystem spezifische Funktionen.

Ist beispielsweise die Spanne des Produktsortiments sehr breit, müssen die Artikel nach Gruppen sortiert und analysiert werden können.

Auch ist im Großteil der Betriebe im Einzelhandel eine Anbindung an ihr Warenwirtschaftssystem notwendig. So kann der Warenbestand lokal und im Lager überprüft werden.

Unabhängig von Art des Handels bietet sich ein stationäres Kassensystem – die PC Kasse – an. Nicht selten dient dieser Punkt für den Kunden nicht nur als Anlaufstelle zur Zahlung sondern auch für Informationen.

Zusätzlich werden im Einzelhandel Zusatzgeräte wie Barcodescanner notwendig, da die Verkäufe über diesen erfasst werden.

Auch können die Kassensysteme genutzt werden um Statistiken über das Kaufverhalten von Kunden zu erhalten.

Nützliche Optionen für Kassensysteme im Einzelhandel im Überblick:

• Ausstellung Rechnung (Kopie)
• Option Texte für Artikel formulieren zu können
• Lager- und Filialverwaltung
• Sortierung nach Artikelgruppen
• Statistiken über Kaufverhalten
• Unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten
• Rabattfunktion / Stornofunktion
• Gutscheinfunktion / Gutschriftfunktion
• Kassensumme und Zwischensumme
• Verschiedene Mehrwertsteuersätze
• Manuelle Preiseingabe
• Zugangsberechtigungen
• Umsatzberichte
• Kassenbuchbericht
• Stornobericht / Rabattbericht

Vorteile und Nachteile von PC Kassensystemen

PC Kassen zeigen sich im Gebrauch im Einzelhandel folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile:

• Stationär: Kassensystem findet sich an einem festen Platz
• Orientierungspunkt für Kunden mit Wunsch nach Informationen und Zahlung
• Zuverlässige Einsatzbereitschaft: PC Kassen sind von Akkulaufzeiten unabhängig
• Höhere Leistung:Weniger kompakte Bauweise wie bei Tablets – Einbau von leistungsfähigeren Bauteilen möglich
• Großer Screen
• Tendenziell mehr Schnittstellen als Tablet Kassen

Tablet Kassen in der Gastronomie

Besonders in der Gastronomie dienen die Kassensysteme nicht nur als Kassenapparate. Sie werden für Bestellungen genutzt und liefern wichtige Informationen über Tisch, Zahlungsweise und Kunden.

In der Gastronomie bieten Tablet Kassen einen klaren Vorteil – sie sind mobil.

Es muss jedoch nach Typ der Gastronomie unterschieden werden:
Fast Food und Gastronomie mit Tischen.

Das Fast Food Restaurant bedient nicht pro Tisch. Bestellung und Bezahlung fügt sich in einen Geschäftsvorgang – hier wird Cash und Carry verwendet.
Eine Gastronomie mit Bestellung und Abrechnung nach Tischen muss im Kassensystem Bestellungen für Tische buchen und umbuchen, Bestellungen pro Tisch aufteilen, und Zahlungsvorgänge pro Tisch buchen können.

Der Kellner nimmt sein Tablet Kassensystem mit zum Kunden an den Tisch und nimmt mit einem Kassenterminal die Bestellung entgegen.
Verstärkt werden tragbare Kassenterminals verwendet. Diese übertragen die Informationen an stationäre Kassen und die zusätzlichen Geräte wie Drucker & Co.

Für beide Arten von Gastronomien bietet sich eine Übertragung der Bestellung vom Tablet per Funk an. Diese wird auch an den Koch übertragen (funkbonieren), der die Mahlzeit schon zubereiten kann, während der Kellner noch mit den Gästen spricht oder im Fast Food bereits die nächste Bestellung aufgenommen wird.
Dem Koch kann die Bestellung über ein mit dem Kassensystem verbundenen Drucker als Bon ausgegeben werden oder auf einem Touchscreen angezeigt werden.

Im Überblick zeigt sich, welche Optionen ein Kassensystem in der Gastronomie u.a. haben sollte:

• Tische buchen und umbuchen
• Tische aufteilen
• Senden von Bestellungen an Küche (Drucker oder Touchscreen)
• Zahlungsvorgänge pro Tisch
• Tischreservierung
• Je nach System: Cash & Carry
• Rabattfunktion / Stornofunktion pro Tisch oder Rechnung
• Gutscheinfunktion
• Diverse Zahlungsmöglichkeiten
• Verschiedene Mehrwertsteuersätze
• Manuelle Preiseingabe
• Zugangsberechtigungen
• Umsatzberichte
• Kassenbuchbericht
• Stornobericht / Rabattbericht

Vorteile und Nachteile von Tablet-Kassensystemen

Für die Verwendung von Tablet Kassen zeigen sich im Gebrauch in der Gastronomie folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile	Nachteile
Mobilität durch tragbares Gerät: Das Tablet Kassensystem kann direkt zum Kunden genommen werden	Tägliches Aufladen notwendig: Je nachdem wie lange die Akkulaufzeit des Geräts ist, kann das Aufladen einen flüssigen Geschäftsvorgang behindern
Hohe Kundenzufriedenheit: Der Bestellvorgang sowie die Zubereitung können rasch und nahezu gleichzeitig abgewickelt werden	Mobilität als Nachteil: Die Geräte können leicht verlegt werden.
Tablet Kassen sind oft preisgünstiger als PC Kassensysteme
Intuitive Bedienung durch Mitarbeiter möglich
Kleiner Screen